1、要有寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。稱呼、開頭、正文、結尾句。禮貌結束語，寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話号碼、傳真等。
2、其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明确，為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名隻知頭銜，可用 Dear Title作為稱呼，如隻知對方姓名不知性别，可用Dear 全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼。
3、正文應結構清楚，便于閱讀，如正文内容較長，可使用小标題、小段落，或利用星号、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。
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