這樣組織項目周例會

周例會，是項目經理最常見組織和參與的會議，其主要目的是總結上周工作，安排下周工作。周例會的輸入主要是組内各成員（或者組長）的整理，當然包括項目經理的自身輸入。我們需要周會與成員一起面對面地感受到項目的整體狀态、重要問題、下一步目标，更需要借此對項目當前重要問題達成一緻，可以有小幅度的讨論，并形成下一步工作事項。如果僅僅為了同步，發郵件即可。

項目經理組織的周會，主要包括全體項目成員周會、組長周會和跨職能團隊周會。全體項目成員周會－技術研發類項目本身以研發人員為主體，周會以所有人員的狀态和項目信息同步為主，時間控制在半小時到一小時内，有些項目會增加小組成果分享，時間會比較長些；組長周會是目前占比最高的周會形式，一般都會有，更多存在于産品類項目中。各組同步狀态、風險、跨團隊合作等，同時了解産品線最新情況以及讨論重要産品事宜，比如産品發布情況、産品演進情況；跨職能部門周會，主要是産品、運營、商務等多方周會，運營商務需要了解産品功能和關鍵時間點以準備和調整運營計劃，産品項目需要了解運營計劃以把握好研發裡程碑和驗收，日常溝通合作中需要協調配合的事項也很多，也确實需要定期的讨論決策。

大部分項目整體情況可以通過項目經理事先的收集來直接做整體概述，對于部分方向性小組可以簡單彙報主要工作和主要問題。要求主要幹系人提前寫好周總結，項目經理負責彙總。彙總後内容覆蓋：本周目标達成情況和下周的目标、本周工作中形成的優勢和缺點，不足如何改進、下周達成目标的具體措施和承諾等。當然對全體類可以增加一些快速分享環節，比如對一些好的做法，要及時轉化為制度、流程進行推廣，實現價值最大化。

組織者可以對會議規則進行約定：比如會議長度不超過一個半小時，對參加會議遲到者的應按制度進行處罰，比如站着參會或發紅包、與會人員發言，應限定時間最多五分鐘等、嚴格的會議時間等。會議頻率也需要留意，比如雙周會、月會還是周會，都需要根據實際情況來，比如有每日站會可能就不需要每周開例會等。會議上主持者、彙報人和所有參與者合适的比例是1:1:1，項目經理作為主持者，不讓唱獨角戲的事情發生，貫穿會議始終，保持會議節奏，快速讨論緊急問題。當然其它例行的事情還包括：預定會議室、應對突發事件、完善會議規則和及時通知到位、對每次會議的跟進點和關鍵點進行優先級跟蹤等。

哪些事情不該來周會讨論呢？急事不适合周會讨論，要第一時間當下拍闆！非跨團隊的問題不适合周會讨論！純執行細節問題不适合周會讨論！大方向決策問題不适合周會讨論！跨團隊的，涉及項目整體計劃或者協同配合型的問題，或者中長期改進型問題，适合放在周會上讨論。項目經理可以在收集整體狀态過程中識别到此類問題，也需要在周會過程中随機應變地發起對“火花”型問題的快速讨論。這樣的讨論，不需要在周會時明确所有的細節，大家有共識并有行動落實方向和對應負責人。

總之，和其他會議一樣，項目周例會的會前準備、會中控制、會後跟蹤都是會議的一部分。會後跟進讨論細節，下次會議同步上次會議的跟進結果，有跟進事項的全體列表和優先級，确保完成溝通閉環。對自己喜歡增加的分享環節，随時留意分享材料，最好形成一定的輸入模式和分享池，加上偶爾的靈機一動，才能處理得越來越應手。