大學畢業在校期間，檔案是由學校管理的。畢業以後，由學校轉給就業的單位，或者就業地人事部門。有國有企業、央企任職的，檔案一般都會直接由學校轉給企業的人事部門；在行政事業前段時間任職的，由學校郵寄給當地人社局人事檔案管理部門；在私企任職的，或者未就業的，參加國考省考或者事業人員招考、三支一扶等政策性崗位招考的人員，在未就業之前，檔案由所在地人才市場或人才服務中心代理。
黨政、事業單位中在職人員，一般工作人員檔案由人社局人事檔案管理部門管理，包括工人和幹部。黨委機關和機關下屬事業單位一般工作人員的檔案，由組織部的檔案管理部門管理。黨政機構改革後，公務員和參公人員的檔案，同樣由組織部管理。副科級以上領導幹部，和事業單位中由組織部任命的管理八級以上管理人員，他們的檔案也是由組織部管理。即使在同一個地方任職，領導幹部級别不同，檔案管理的組織部門也不一樣。
退休人員的檔案，2000年以前，由單位保管，直至死亡；以後由社保局檔案管理部門管理。企業退休人員，一般也是由社保部門管理的。即使職工死亡，其檔案也要保留5年以上。重要人員的檔案還要由檔案館長期保留。未納入社保管理，或者企業破産的，或者是靈活就業人員退休的，檔案可以在當地人事部門、檔案館、社區村鎮等查詢自己的檔案。
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