報表程序主要有三大系統 一是報表定義，即建立描述文件；二是報表輸 出，即根據描述文件計算并打印報表、彙總表、分析表等多種報表；三是報表 維護，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。進行報表定義時，必須做好如下工作 一是要有一張空表的格式，即這 張表的表頭是什麼樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什麼，有多少行，表尾 有什麼，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并将其保存在一個文件裡。
我 們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數據是怎麼來的，可 以有兩個來源 其一是從賬目中取得某個科目的餘額或發生額或年初數，我們 稱之為取數公式；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經過加減乘除 等計算而來，我們稱之為計算公式。
把兩個公式分别存在兩個文件中，一 個叫取數公式文件，一個叫計算公式文件。三是要對各欄目橫平豎直檢 查勾稽關系進行描述，将其存在一個文件中，稱之為校驗公式文件。因此, 要建立一張報表，就要有報表格式、取數公式、計算公式和校驗公式這樣四個 文件。
因為這些文件都是描述某張報表的，故而統稱為描述文件。一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述 文件。那麼，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的？為了使這些描述文件 與實際打印的報表建立起聯系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴 計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱 之表格管理文件。
這樣，進行報表定義時，就需要建立報表格式、取數公式、計算公 式、校驗公式、表格管理五個文件。
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