1、若有供貨商發票未到而需先付款的，應先填寫采購申請單，注明材料名稱，規格型号，數量，估計價格，金額，運費、供貨單位及付款方式(現金、支票、電彙等)，并由部門主管簽字确認，交相關部門副總經理審核落實，由财務總監審核簽字認可，并由總經理簽字同意，方可向财務部辦理報銷(現金或支票等)；
2、采購完成後采購員應在一周内報賬，采購員持有效單據到财務部結算，即必須附有正确及有效的票據來證實支出，收據、發票必須是正本，并加蓋對方公章，複印件、白條将不予受理，采購員采購時應盡可能要求供應商開發票(注：若不能取得收據原件應取得收據傳真并同時注明該傳真件與原件同具法律效力)，交回财務部，以便财務做賬。
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