告知通常分為書面告知、口頭告知兩種。口頭告知隻需當面通知被告知人即可，可通過電話、郵箱等方式。而書面告知通過告知函作出，通常是司法、行政機關對行為人作出的告知，部分單位的任免也會采用書面告知。
書面告知結構：
一、标題：函的标題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以隻由事由和文種構成。
二、正文：寫行文的緣由、背景和依據，說明根據上級的有關指示精神，或簡要叙述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。寫需要商洽、詢問、答複、聯系、請求批準或答複審批及告知的事項。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
三、結語：如果行文隻是告知對方事項而不必對方回複，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方複函的，則用“盼複”、“望函複”、“請即複函”等語。
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