手寫文件掃描成電子版需要去打印店用打印機進行掃描，也可以拍照用QQ的圖片識别文字功能轉換成電子版。
電子版文件是把紙質文檔内容以計算機軟件如word、Excel、PP、CAD、photoshop、H5等軟件編輯出來，可以通過郵件、U盤、網絡或其他傳送方式傳送的文件。在網上，PDF幾乎已成一種通用的文件格式，許多知名網站供網友下載申請表格和文檔都選用了PDF（比如托福網站上的模試題）。PDF的中文譯名是“便攜式文檔格式（PortableDocumentFormat)”，這個文件格式的一大特點是可以在文檔中内嵌字體，并忠實地保留文檔原貌，因而可以跨越不同的操作系統和語言平台，版面格式也是整齊劃一，不會像Word文檔那樣因為版本的不同而格式各異。
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