word文檔操作技巧與教程?在很多人眼裡，Word被當作一個大個頭的“記事本兒”，可是，不知道你發現沒有，同樣是處理一篇簡單的文稿排版，為什麼高手的速度辣麼快？同樣是使用Word排版，為什麼高手的文檔總是那麼“耐看”？，今天小編就來聊一聊關于word文檔操作技巧與教程?接下來我們就一起去研究一下吧!

word文檔操作技巧與教程

在很多人眼裡，Word被當作一個大個頭的“記事本兒”，可是，不知道你發現沒有，同樣是處理一篇簡單的文稿排版，為什麼高手的速度辣麼快？同樣是使用Word排版，為什麼高手的文檔總是那麼“耐看”？

這是為什麼呢？

其實，很多人都習慣使用自己認為“簡單”的方法來達到排版目的，比如用空格對齊文本、手工輸入标題編号……

盡管這些操作看起來同樣也實現了最終的目的，但是，因為這種“習慣”而浪費的時間卻被大家忽視了！

在排版過程中，正是因為有許多“習慣”性的也能“達到”目的的細節操作存在，讓我們失去了探尋正确的高效排版方法的動力。今天，小編就和大家一起來說一說需要我們掌握的排版細節。

經常有人問：“圖中的符号怎麼删除呀？”

如上圖紅框中标出來的這些符号，其實都編輯提示工具，我們稱之為編輯标記。當然，上圖中的藍色波浪線并不是編輯提示标記，它和紅色波浪線屬于拼寫和語法錯誤提示。這裡我們姑且将它們歸為一類，因為他們都具有輔助編輯文檔的提示功能。

比如标題左側的黑點，它說明該段落設置了分頁功能，隻要段落屬性中設置了“分頁”功能中三項設置其中之一，該段落左側就會出現這個小黑點（如下圖）。

除了這個小黑點外，還有其它一些常見的編輯标記，通過【Word選項】可以看到它們：制表符、窗格、段落标記、隐藏文字、可選連字符、對象位置、可選分隔符等，當然還有換行符等标記并沒有在這裡顯示。

在編輯文檔時，通過這些符号，我們可以快速判斷當前位置的設置狀态，從而快速作出編輯操作的判斷。很多人之所以想“删除”它們，實際上是擔心在打印文檔時會被打印出來。其實，它們隻是一個輔助工具，并不會被打印出來，要想隐藏他們，可以在上圖中取消【顯示所有格式标記】，也可以在【開始】選項卡的【字體】功能組的【顯示/隐藏編輯标記】命令或組合鍵【Ctrl Shift 8】來控制。

請記住：高手是離不開這些編輯标記的！

一篇看上去很幹淨、整齊的文檔，排版是不是專業，先用前一點所說的辦法，在【顯示所有編輯标記】的狀态下觀察一下就會一目了然。

這是隐藏編輯标記時的截圖，看上去還不錯：

這是顯示編輯标記後的截圖：标題的居中和正文行首的縮進都是靠空格來實現的。

關于拼寫與語法錯誤提示的問題我們後面再專門讨論。

繼續上面的話題，如果文檔比較短小，用空格來實現段落的首行縮進也并非不可以，隻能說實現的方法LOW了點。不過，這也僅僅适用于篇幅比較短小的文檔罷了。試想如果對一篇幾十甚至上百頁的文檔全部用空格的話，僅要錄入這麼多的空格，也是需要不少時間的，更何況太多的空格，還有可能會影響到後期的排版操作，得不償失。

正确的文本縮進應該在段落屬性中進行調整：

從上圖中可以看出，文本段落的縮進，總共有四種類型，常規縮進為左、右兩種，一般默認為0字符即不縮進；用的最多的是首行縮進；在各級标題中一般會設置懸挂縮進。

包括縮進在内的各種段落格式在第1段設置好後，在錄入文字的過程中回車生成的新段落會自動繼承前面段落的屬性。所以，縮進格式隻需要設置1次即可！在應用了樣式的文檔中，可以通過對指定樣式中的段落縮進格式進行修改，從而方便的對大型文檔中不同部分的文檔分别設置不同的縮進值。

除段落縮進外，關于行間距與段間距的調整，Word同樣也提供了相應的功能，完全不必費時又費力的使用空行。

在和大家交流的過程中小編發現，有太多的人不喜歡使用自動編号，對于此，小篇認為，不喜歡自動編号主要原因還是不了解，感覺無法駕馭自動編号。關于自動編号的用法可以參考：學會這招，你就敢使用自動編号！和自動編号的兩種用法兩篇文章。

其實對于自動編号，也可以一分為二的來看，對于短小的文檔，不使用自動編号也無可厚非；但是，如果文檔中有較多的段落需要編号的時候，那建議還是盡可能的使用自動編号，這樣對于文檔的後期修改如增删項目、調整段落順序、調整編号格式等操作來說，使用自動編号就會變得非常的簡單。

對于一篇文檔，打開後查看一下文檔各部分的樣式，就可判斷出一個人的Word操作水平如何。入門級的用戶有一個共同的特點，文檔通篇一般隻會出現一種樣式——“正文”樣式，其各級标題看上去設置了不同的格式，其實隻不過是對指定文本在正文樣式的基礎上設置了不同的字體格式而已。

此類文檔，非常不利于後期的文檔維護，不論是後期各部分的格式修改，還是結構調整，都會變得異常麻煩。關于樣式的修改和使用，可以參考：如何修改内置标題樣式？

很多人習慣在編輯文檔時，使用鼠标滾輪使勁的滾動或者拖動垂直滾動條來翻頁尋找目标。在隻有二三頁的短小文檔中這樣做無所謂，如果在畢業設計、投标書等長文檔中這樣做……那隻能呵呵了，時間一長，我們就該可憐一下我們的“鼠标手”了。因此，使用導航窗格和定位功能來在文檔中跳轉就顯的非常有必要了。

在使用了内置标題樣式或者設置了大綱級别的文檔中，可以在【視圖】選項卡中勾選【導航窗格】，單擊其中的各級标題，可以快速跳轉到指定标題的起始位置，在各級标題上單擊鼠标右鍵，你還會發現更多的快捷操作，你肯定會喜歡上這個功能的哦！

另外，直接按【F5】鍵，會彈出【定位】對話框，通過此功能，可以按頁、節、行、書簽、表格、公式、圖形等不同類型的對象、目标進行快速而精确的定位：

在錄入文檔的時候，總會有一些有規律的内容存在，如果關于觀察和思考的話，自動更正、自動圖文集（文檔部件庫）是一個非常不錯的提高錄入效率的工具！

如上圖設置後，在Word文檔中輸入（單位）後，就會自動變成“Word技巧達人歡迎你！”如果将公司全稱、地址等信息通過此功能來輸入的話，将會顯著的提升文檔錄入效率！文檔部件庫甚至還可以帶格式保存文本塊，讓文檔錄入更加方便！

如下圖，當文檔中有需要重新換頁的時候，很多人習慣使用N多回車來切換到新頁面：

這其實是完全沒有必要的，一是如果前面的内容如果有增減，那就必須對後面的新頁面進行重新調整才能保證後面的文檔位置從頁面的第1頁開始；二是确實這樣太浪費時間，因為我們隻需要在按下第一次回車的時候多按一下【Ctrl】鍵就可以快速分頁啦！

好啦，請大家對照一下，看看上面所說的8條細節操作，自己平時會幾個呢？歡迎大家留言交流哦！