1、保證辦公室整潔、幹淨。每天對辦公室進行打掃,保證辦公室地面的清潔;
2、提前布置會談場所。在會談之前應該提前布置好會議室,擺放一些花等裝飾。如果是商務會談,還應該提前準備好跟會談有關的材料,提前安裝好會議電話、投影儀等會議工具;
3、提前準備茶水、水果。在交談之前我們都應該給客人們端上一杯茶水,如果有條件可以在辦公室中擺放一些新鮮的水果、瓜子之類的小吃給客人們品嘗;
4、服裝穿戴幹淨、整潔。辦公室是大家辦公的地方,屬于公共場合。所以員工在這裡辦公的時候一定要注重自己的服裝,穿正裝上班,切勿穿的太休閑,也不能穿的太花哨;
5、安排好交通、住宿。如果是遠方的客人前來參觀,我們應該提前跟對方取得聯系,獲得對方到達目的地的具體時間,如果可以應該安排公司的司機前去接應。當會談結束後還應該安排适當的場所給客人們用餐,并應安排好幹淨、清潔的酒店給客人們休息。