發文字号應當包括機關代字、年份代碼、發文順序号，聯合行文，一般的以主辦機關為主體依據編制發文字号。發文字号簡稱文号，習慣上也稱為文件編号，它是發文機關在某一年度内所發各種不同文件總數的順序編号。發文字号由發文機關的收發文責任部門負責統一編排。
發文字号中的機關代字由發文機關自行拟定（有直接主管上級機關的須經上級主管機關同意），為保持發文權威性和保證法律嚴肅性，一般的應固定使用，避免頻繁更改。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關（企事業單位）名稱代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門或歸口方向的代字。
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