1、首部。重要包含标題、主送機關兩個内容。
（1）标題。公函的标題一般有兩種情勢。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
（2）主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒号。
2、正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
（1）開頭。重要闡明發函的緣由。一般請求概括交代發函的目标、根據、原因等内容，然後用“現将有關問題闡明如下：”或“現将有關事項函複如下：”等過渡語轉入下文。複函的緣由部分，一般首先引叙來文的标題、發文字号，然後再交代根據，以闡明發文的緣由。
（2）主體。這是函的核心内容部分，重要闡明緻函事項。函的事項部分内容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答複問題，還是向有關主管部門懇求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見叙寫明确。如果屬于複函，還要注意答複事項的針對性和明确性。
适用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答複問題，請求批準和答複審批事項。
3、公文函适用範圍主要包括四個方面:（1）平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯系，往來。（2）向無隸屬關系的業務主管部門請求批準有關事項。（3）業務主管部門答複審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的事項。（4）機關單位對個人的事務聯系，如複群衆來信等。
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