1、擺放複印機的環境要合适，要注意防高溫、防塵、防震，還要注意放在不容易碰到水的地方。在複印機上不要放置太重的物品，避免上面闆受到重壓而變形，影響使用。最重要的是，要把複印機擺放到通風好的場合，因為複印機工作時候會産生微量臭氧，長期接觸對操作人員的健康有害。
2、還要注意複印機的電源問題，一般複印機額定電壓在200V至240V間，電源插座電壓過高或者過低都會影響複印機的正常工作。無論在進行插拔電源，還是排除卡紙故障等，都應該先關閉複印機的電源開關再操作，否則會縮短複印機使用壽命，造成故障。
3、合理預熱對延長複印機很有幫助，每天應該先對複印機預熱半小時左右，使複印機内保持幹燥。而且在長時間沒有複印任務時，應該關掉複印機電源節省能耗，平時就應該讓複印機工作在節能狀态，避免因頻繁啟動預熱對複印機的光學元件帶來損害。複印零碎文件的時候，也應該将文件積累起來，達到一定數量後一次進行複印，有效的保護光學元件。
4、随時注意耗材的剩餘量，碳粉量不夠發出警告時應該對複印機進行加粉，否則加粉不及時可能造成複印機故障。而且加粉的時候最好不要選擇劣質墨粉，如果使用劣質墨粉會直接影響複印效果，而且會對複印機内部的硒鼓造成磨損。更為嚴重的是，千萬要避免複印機内部掉落墨粉，如果這些粉塵落在複印機的工作電路闆上，很容易造成電路短路損壞複印機。
5、在添加複印紙的時候要正确放置複印紙張，要使用平整的高質量的複印紙，紙盤内的紙不能超過複印機所允許放置的厚度。如果使用的紙張不标準或者厚度過厚，就容易出現一次進多紙、不進紙或卡紙的現象，嚴重的話會損壞内部的進紙裝置。
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