道歉信的基本格式由稱謂、正文和署名組成，道歉信的開頭頂格寫上收信人的名字。然後是正文，簡單交代對何事進行道歉，解釋事情發生的原因，消除誤會或矛盾。再次表示遺憾和歉意，表明願意補救的願望，提出建議或安排。最後寫上寫信人的姓名和日期。
道歉信是要向對方陳述無法答應的所請所托的原因，對不願為的事，可聲明自己的一貫主張，對不能為的請托，更應陳述理由，說明自己為什麼不能為。
寫道歉信要将事情原委解釋清楚。說明情況與理由，要實事求是、簡明扼要。态度要誠懇、用詞要婉、語氣要溫和得體。
道歉信語氣要誠懇，說明清楚為何你覺得要道歉以及日後你希望怎樣補救，不要忘了檢讨自己和感謝對方。
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