編輯導語：表單作為數據采集的工具，在日常職場中運用十分廣泛。本文從客戶的方面進行了思考，就表單的定義、錄入、設計、目的及存在的問題進行了詳細的梳理。推薦職場需要使用表單的同學閱讀。

表單，在B端産品中是非常常見的元素，在各類B端産品設計中幾乎都有應用。那麼在設計表單時，我們應該從哪些方面着手呢？這個也是我在最近負責的新項目中才考慮到的。之前負責的項目隻是把客戶方需要填寫的字段直接堆砌上去，并沒有進行一個梳理，進而也無從考量，用戶在填寫時是否順手？是否滿足他們的業務需求？會不會對需要填寫的字段有疑問？以及填寫的時候該注意什麼？故在項目結束後，對表單這個部分進行一次梳理。

一、什麼是表單？

在某B端系統開展初期，通過和客戶接觸溝通，之前的業務都是通過線下完成的，通過郵件的方式發起和審批，随着業務量的逐漸增多，導緻某些問題顯現。梳理了業務員通過郵件開展業務遇到的問題，如下所示：

1. 存在業務跟進過程困難

（1）查詢某一業務信息比較困難

郵件信息中，不僅含有與業務有關的信息，也含有其他業務的信息，業務信息比較雜亂，很難找到業務信息 。在多業務信息混雜的場景下，通過關鍵詞搜索，也很難通過郵件列表顯示的字段【發件人、主題、日期、郵件大小】，快速且精準的找到某一條想要了解的業務信息，往往要耗費一些時間。

舉個列子：查詢A業務下某單據的狀态與進度時，在收件箱中，搜索“王者榮耀”關鍵詞，在郵件相關的标題中進行查詢，查詢的結果會将郵件标題中有關王者榮耀的信息都進行展示，其中有A業務的，B業務的，C業務的，D業務的。尤其是搜索之後，仍然還需要從多業務信息中将與A業務的、王者榮耀相關的肉眼甄别出來，才能找到具體的業務信息。

（2）在業務審批過程中，沒有獨立的字段顯示審批的狀态

郵件信息僅顯示【發件人、主題、日期、郵件大小】，根據郵件回複的信息，才能判斷業務的狀态，需要進入郵件詳情中才能查看，無法直觀明了的在列表中查看業務單據的狀态，降低單據跟進的效率。

（3）考慮到郵件長時間使用及後續維護

每個用戶的郵箱一般會有2GB或者5GB，當郵件的儲存空間已滿，将無法收取郵件，有關業務郵件的信息，将不會再收到。如果不對郵件空間進行處理，會無法跟進業務信息。如果對郵件數據進行清理，删除較舊的業務郵件，保證郵件的正常收取功能，删除舊的業務郵件勢必會造成曆史業務數據的丢失。對業務的數據統計不完整；其次若後續執行業務過程中出現問題，也無法對業務數據進行追溯。

2. 業務管理效率低

業務管理：廣義上，業務管理是對實現某業務目标的這一活動過程的管理。但在此文章中，是指對業務文件信息（分類及保存、業務數據彙總）的管理。業務負責人或者管理者對業務進行管理，是為了提升業務人員的效率，讓業務人員跟進業務、統計業務、查找業務更方便。對業務的管理不便，具體體現在以下幾個方面：

（1）不利于對業務數據的彙總統計分析：郵件中，很難統計某業務的全部數據

其一，由于郵件保存時間限制問題，可能會存在曆史數據丢失；其二，某業務數據分布在各業務員的郵件中，統計較為耗費時間。例如：業務管理者想要查看2020年業務的數據量以及業務的預算金額花費的統計，需要統計每個業務員發起的A業務的單，再整理加總。統計數據耗時耗精力，可能還存在數據不全的問題。

（2）業務無法分類管理

郵件中包含各種各樣的業務，業務不是單一的，雖然郵件中可以通過打标簽的方式對每個單據進行分類，可以對業務進行信息判斷和歸類，但無法讓業務更加有序。有序可以幫助業務建立分類标準，分門别類，讓業務變得更有條理，可控制。讓業務員遇到問題，可以參考同一類業務信息，進行快速解決，提升業務問題的解決效率。

因此，為了讓業務人員更好的跟進業務進展、管理業務信息。通過定制化的業務管理系統，可以針對性的解決業務現存的各種問題。而表單，在業務管理系統存在的目的，就是為了收集業務信息。将業務信息電子化、線上化，也便于數據傳輸。由此可見：表單主要負責收集業務信息、進行數據傳輸、為管理系統提供标準化的數據。

二、表單錄入存在的問題？

1. 字段表述清晰，但用戶不理解字段需要填寫的内容

在表單填寫過程中，字段表述清晰的情況下，有時候還是會給用戶造成疑惑。原因在于：其一，字段本身表示的含義不夠具體，有想象的空間；其二，因為人是主觀的，對一個詞的理解以及所能聯想到的内容是不同的。

例如：在采購系統中，【預算金額】這個字段。知道這個字段是需要填寫采購需要花費的金額，但是輸入的金額是代表人民币呢？還是代表美元？日元？歐元？以及這個預算是稅前的？稅後的？包不包含服務費等等，填單人對此是存在疑惑的。

預算金額作為一個字段，它的意義是信息的傳遞。要确保用戶能夠理解它所表達的意思。但是我們無法把所有的信息都飽含在字段裡，一個将所有信息都包含的字段，是複雜的，它會彙總成一句話。像案例中的采購金額會變成這樣：包含所有花費在内的稅前預算金額（RMB）。讓産品變的無法使用。

所以作為一個字段，如果本身的含義不夠具體，或者有聯想的空間。可以選擇通過增加提示的方式，對字段進行描述性的概括，幫助用戶進行理解，”提示”盡可能的簡潔明了。

之所以提示要簡潔，是因為：用戶看到複雜内容的時候很容易忽略，找不到重點，因為不夠簡潔。在認知科學中，人腦天生喜歡“簡潔”。任何時候，如果同時存在“簡潔”和“複雜”兩個版本，簡潔的東西一定更容易讓人們記住。簡潔比複雜更有力量，更能抓住用戶的注意力。

我們自己也有這樣的體驗，如果是很簡單的一頁紙，你可能立刻就拿起來讀了，如果是一本報告，那麼總是本能的存在“閱讀恐懼”的。

2. 字段表述不清晰，用戶理解有偏差

表單字段表述不清晰，用戶理解有偏差，就會導緻用戶在該字段下填寫的内容與預期不符，造成業務信息有誤，成為無效字段。原因在于：有些詞，意義模糊，會出現歧義。同一語言表達形式，在具體的業務場景中表達出兩種或多種意思的現象，産生歧義的原因有很多，針對表單而言，原因是語義歧義。

例如：在某B端系統中，【上傳附件】這個字段，在不同的業務場景下，需要上傳的文件是不一樣的。工程報價中，需要提供工程報價單，必要時，需對附件做字段化區分，符合當下的業務場景，減少用戶的思考。

針對這種情況，可以通過語境消除。根據具體的業務場景，以及業務信息收集的目的對其進行區分，将語義有歧義的字段增加業務相關方進行明确。

三、如何設計表單？

1. 表單框架選擇

根據業務字段的數量不同，表單需要的展示的形式也不同，需要對表單内容進行合理化展示。常見的表單形式有彈窗、頁面（分組頁面）、分步頁面。彈窗彈窗更适合字段較少、臨時性、補充性或突發性的情況展示。比如：在審批信息時，可彈出審批信息進行填寫；在設置用戶角色時，彈出用戶配置進行選擇。彈窗作為當前窗口的信息補充，或獨立于用戶主任務外的必須流程，往往承載的信息量較小。

頁面：

頁面承載的内容很多，當業務字段到達一定的數量後，用戶處理起來會有壓力。根據7±2法則，需要對信息進行分組展示，這樣整體看起來更加有組織性。分組可以将表單信息分類展示給用戶，字段信息之間的強關聯性，可以更容易的幫助用戶填寫表單。

而且，接近性（格式塔原理）原則告訴我們：相互靠近的物體被認為比相互距離較遠的物體更有關聯性，這樣能使設計界面層次有序，視覺清晰，減少視覺噪音。

分步頁面：

頁面承載的内容很多，業務本身具有流程化特性，需要對表單進行分步展示，将一個冗長或用戶不熟悉的表單任務拆分成3到4個步驟，指導用戶完成。

2. 表單信息梳理

3. 表單錄入效率提升

通過減少用戶的操作步驟、減少輸入字節、縮短用戶的操作路徑等方式，來提升用戶錄入表單的效率。默認字段設置在預約會議時，預約時間默認為當下的整數時間，比如當前時間為19：14，可默認為19：30。當用戶時間與默認時間一緻時，減少用戶輸入。

自動補全信息：

在輸入郵箱時，用戶輸入數字時，自動補全郵箱後綴，減少用戶輸入。

按鈕懸浮置低：

在一定程度上，縮短了用戶填寫内容與操作按鈕的路徑，降低了用戶的操作成本，及思考時間。更容易的打開一個新的表單

便于用戶自查：

在填寫金額時，為用戶輸入的數字，自動增加分位符；在輸入電話号碼時，為用戶輸入的數字，增加電話号碼的隔位符，便于用戶檢查數字填寫的是否正确。

4. 容錯：用戶可控，來去自由

填寫前的告知與引導，填寫中的校驗與幫助，填寫後的反饋與引導。都是對用戶提供填寫單據的幫助。初此之外，還有其他場景，也要考慮用戶如何面對。異常情況下，需将具體原因提示給用戶在出現異常時需予以用戶必要的狀态提示，并告知解決方案，使其有路可退，緩解用戶沮喪情緒，為用戶提供幫助。

保存草稿與删除：

保存和删除按鈕，在一定程度上也緩解用戶填單的壓力，給到用戶可控的感覺。

四、表單的目的

1. 業務信息标準化，信息填寫更準确

針對不同的業務訴求，提煉業務中的必要字段（即字段對業務梳理有意義的，缺乏該字段，對收集業務信息，有影響，或者無法展示該業務的全貌。）并對字段進行梳理，以準确的詞進行簡短概括。挖掘業務本質，抽象化業務信息，進行歸納與整理，形成标準化的業務格式，以便收集業務信息。對于浏覽業務信息的人而言，标準化的格式，可以提高浏覽的效率，也能準确找到信息的位置。

2. 信息收集與追溯

通過填寫者對單據的填寫，可以有效收集業務信息，并對業務信息進行保留，便于業務信息的追溯。

3. 統計分析

通過對信息的收集，進而可以對業務信息進行統計分析。便于發現各種業務問題，優化業務模型。

總結：

表單的目的主要負責收集業務信息、進行數據傳輸、為管理系統提供标準化的數據。

表單的設計注意事項：

• 形式：框架選擇，以數為主
• 錄入：用戶體驗，效率為主
• 文案：簡單易懂，表述清晰
• 反饋：反饋及時，減少焦慮
• 容錯：用戶可控，來去自由

表單的信息梳理：

作者：鲸魚，鲸魚

本文由 @鲸魚 原創發布于人人都是産品經理，未經許可，禁止轉載。

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