1、開頭首先注明稱呼
在姓名、稱謂前面可加适當的修飾語或直接用修飾語作稱呼。如果是親戚關系就加上關系稱謂，如果是師長關系就尊稱“老師”，如果是上下級關系就加上職位名稱。還有要注意如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下并排在一起，尊長者在前。
2、正文部分
首先應當以問候語開頭，就如同熟人打招呼一般，問候是必不可少的。比如節日将近，“新年快樂，端午節快樂”等等，或者簡單的一句“您好”也是一句問候。問候語過後，應當注意有幾句承上啟下的句子。“近來家人可好”、“父母身體可好”等等，都能夠表示下關心。然後就可以寫正文部分了，就所想表達的意思，将主旨闡明即可。最好能做到有條有理、層次分明。
3、結尾部分加敬語
結尾部分敬語也是必不可少的，比如“祝健康”“祝平安”“祝安康”都能夠表達寫信人的良好祝願。
4、署名和日期
最後應當注意在書信的最後一行注明寫信人姓名與寫信日期，在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
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